اتوماسيون اداري چاپارس-کارتابل تک کاربره

اتوماسيون اداري چاپارس-کارتابل و گردش اداری نامه
با راهنما (نصب ، راه اندازی ، آموزش)
نرم افزار کارتابل و گردش اداری با دبیرخانه در ارتباط است
اهداف مهم برنامه:
1. صرفه جویی در هزینه ها با حذف کاغذ از مکاتبات و روال های اداری
2. سادگی کار با برنامه
3. صرفه جویی در وقت با دسترسی سریع به سابقه ی آرشیو مکاتبات و اسناد
4. اعتماد به آرشیو و بایگانی نامه ها و مکاتبات اداری
5. سازماندهی مکاتبات اداری و روال کاری
اتوماسیون اداری چاپارس بر اساس ضوابط و ویژگیهای بخشنامه شماره 159536/1903 مورخ 21/8/82 کمسیون تخصصی اتوماسیون نظام اداری وابسطه به شورای عالی اطلاع رسانی طراحی و تولید شده است.
همچنین با اضافه شدن بخش های مورد نظر شرکت های خصوصی ، به قابلیت انعطاف پذیری و کارایی برنامه افزوده شده است. نسخه فعلی برنامه تحت LAN می باشد. نسخه تحت وب برنامه در حال آماده شدن می باشد.
امنیت فایل ها ( نامه ها )ی ثبت شده , سادگی استفاده از برنامه و کاربردی بودن برنامه جزو اولویت های بالا و نقاط قوت برنامه می باشد.
تمامي فايل هاي ثبت شده در برنامه اعم از امضاي ديجيتالي , نامه هاي اسکن شده , فايل هاي word و .... در سيستم کد گذاری و به فایل باینری با حجمی در حد چند کیلو بایت تبدیل و سپس در بانک اطلاعاتی ذخیره می شود . بر اين اساس انتقال (ترانسفر) اطلاعات با سرعت بالا انجام می گیرد , حجم بانک اطلاعاتی کم و امکان دسترسي به فايل ها فقط در برنامه و با دسترسي مشخص شده افراد امکان پذير خواهد بود .
ارتباط برنامه با نرم افزار های ACD See, Media Player, Auto CAT, Adobe Acrobat, Microsoft word, .... برقرار می باشد.
امکان دریافت 4 فایل ضمیمه (پیوست) با فرمت های مختلف برای نامه های ثبت شده و مکاتبات داخلی، از جمله ویژگیهای خوب این برنامه می باشد.
برنامه اتوماسیون اداری چاپارس جهت سهولت در استفاده و کاربری آسان تر به 2 نرم افزار "دبیرخانه" و "کارتابل" تقسیم شده است:
دبيرخانه (کامپيوتر کاربر دبيرخانه)
الف: نرم افزار دبيرخانه:
ثبت نامه ها (اسکن نامه) و ارسال آن براي کارتابل کاربران سازمان
گزارشات دبیرخانه و نامه های ثبت شده
گردش اداري نامه در سازمان (کامپيوتر کاربران)
ب – نرم افزار کارتابل و گردش اداري نامه ها:
دريافت نامه هاي ثبت شده و ارجاع شده.
امکان پاراف، تعريف نامه ي جديد ، ارجاع به کاربران ديگر سازمان، بايگاني شخصي و ارسال پيام هاي شخصي و ...
الف- مشخصات نرم افزار دبیرخانه :
با راهنما (نصب ، راه اندازی ، آموزش)
اهداف مهم برنامه:
1. صرفه جویی در هزینه ها با حذف کاغذ از مکاتبات و روال های اداری
2. سادگی کار با برنامه
3. صرفه جویی در وقت با دسترسی سریع به سابقه ی آرشیو مکاتبات و اسناد
4. اعتماد به آرشیو و بایگانی نامه ها و مکاتبات اداری
برنامه بر روی windows 2003, windows 2000 , windows XP و Vista بصورت تک کاربره و تحت شبکه قابل نصب می باشد.
بانک اطلاعاتی برنامه Microsoft SQL Server است.
نرم افزار دبیرخانه با برنامه کارتابل و گردش اداری نامه در ارتباط است
ارتباط برنامه با نرم افزار های ACD See, Media Player, Auto CAT, Adobe Acrobat, Microsoft word, .... برقرار می باشد.
امکان دریافت 4 فایل ضمیمه (پیوست) با فرمت های مختلف برای نامه های ثبت شده و مکاتبات داخلی، از جمله ویژگیهای خوب این برنامه می باشد.
بخش تنظیمات برنامه :
1. چارت سازمانی: ( تعریف چارت سازمانی- تعریف واحدها- تعریف کاربران و حق دسترسی آنها- تعریف امضای دیجیتالی برای کاربر - ... )
2. تعریف مشخصات سازمان
3. رویت وضعیت کاربران ، ساعت اتصال ، مدت زمان اتصال ، IP استفاده شده و ...
4. تعريف الگوها (چارچوب ها)ي فايل هاي MsWord در برنامه و قابليت استفاده براي کارتابل تمام کاربران
5. تعريف فايل هاي اسکن شده و قابليت استفاده براي کارتابل تمام کاربران
6. دفترچه تلفن : امکان حذف و اضافه مشخصات سازمان ها , شرکت ها , اشخاص
7. تعریف موضوع نامه ها ( موضوع نامه ها در بخش دبیرخانه بطور خودکار توسط سیستم ثبت می شود و نیازی به تعریف توسط کاربر نیست)
8. تعریف پوشه های بایگانی بصورت نمودار درختی جهت بایگانی و دسته بندی نامه ها.
بخش دبیرخانه:
1. ثبت و بایگانی نامه های وارده:
• ثبت مشخصات نامه شامل : پيش شماره – شماره انديکاتور – تاريخ ثبت – پيرو نامه – شماره نامه وارده و تاريخ نامه وارده تا 4 سطح – فرستنده – نام تحويل دهنده – موضوع – ارجاع به – پيوست – نوع پيوست – فرم نامه – نوع نامه – اولويت نامه – فيزيک نامه – توضيحات و شماره بايگاني و پوشه های بایگانی - سابقه نامه هاي وارده
- لينک با نامه به شماره پيرو
- تحويل رسيد ثبت نامه
- امکان دريافت نامه از اسکنر با امکان پاراف و پی نوشت و درج امضای دیجیتالی در آن
- امکان دريافت 4 فایل ضمیمه با فرمت هاي مختلف
- امکان ارجاع بدون محدوديت نامه به کارتابل کاربران
- جستجو با شماره انديکاتور
- انتخاب صادره بر وارده
- انتخاب کليد هاي ميانبر
- ثبت بایگانی با عنوان و شماره بایگانی
2. ثبت و بایگانی نامه های صادره:
ثبت مشخصات نامه شامل :پيش شماره – شماره انديکاتور – تاريخ ثبت – پيرو نامه – نام اقدام کننده –نام امضا کننده - گيرنده نامه – موضوع – ارجاع به – رونوشت به - پيوست – نوع پيوست – فرم نامه – نوع نامه – اولويت نامه – فيزيک نامه – توضيحات - شماره و پوشه بايگاني
- امکان چاپ فايل ضميمه نامه
- امکان دريافت نامه از اسکنر با امکان پاراف و پی نوشت و درج امضای دیجیتالی در آن
- امکان دريافت 4 فایل ضمیمه با فرمت هاي مختلف
- امکان درج شماره انديکاتور و تاريخ نامه در چاپ
- لينک به نامه پيرو
- جستجو با شماره انديکاتور
- صندوق نامه هاي ارسالي از کارتابل کاربران – دریافت نامه ارسالی از کارتابل کاربران
- رونوشت بدون محدوديت
- ثبت بایگانی با عنوان و شماره بایگانی
3. مینوت: دريافت نامه هاي ارسالي از کارتابل کاربران , برای تصحيح و يا تعويض فايل ضمیمه و ارسال به کارتابل ارجاع دهنده یا به دبیرخانه جهت ثبت و بایگانی.
بخش گزارش:
1. گزارش بایگانی:
- امکان محدود کردن جستجو در محدوده زماني
- جستجو بر اساس عنوان پوشه های بایگانی
- امکان چاپ نتيجه جستجو
2. گزارش دبیرخانه:
- جستجو با شماره انديکاتور
- امکان محدود کردن جستجو در محدوده زماني
- امکان محدود کردن جستجو با محدوده شماره انديکاتور
- امکان جستجو با انتخاب هرآيتم از آيتم هاي ثبت شده در دبيرخانه (پيش شماره – شماره انديکاتور – تاريخ ثبت – پيرو نامه – شماره نامه وارده و تاريخ نامه وارده تا 4 سطح – کد فرستنده و نام فرستنده – نام تحويل دهنده – نام موضوع – ارجاع به – پيوست – نوع پيوست – فرم نامه – نوع نامه – اولويت نامه – فيزيک نامه – توضيحات و شماره بايگاني)
- امکان چاپ نتيجه جستجو
- امکان چاپ نتيجه جستجو با ريز گردش اداري نامه براي هر شماره نامه
- گزارش تغيير متن نامه در هر گردش ( هر کارتابل )
- Report Generator چاپ انتخابي – نتخاب هر آيتم از آيتم هاي ثبت شده در دبيرخانه و امکان تغيير فضاي نمايش هر فيلد
3. گزارش گردش نامه ها:
- امکان محدود کردن جستجو با بازه زماني
- امکان محدود کردن جستجو با شماره انديکاتور
- گزارش گردش اداري براي هر کاربر با عناوين:
- دريافت کننده نامه :نامه هاي دريافتي از دبيرخانه به عنوان ارجاع - وارده
- دريافت کننده نامه : نامه هاي دريافتي از دبيرخانه به عنوان رونوشت - صادره
- دريافت کننده نامه : نامه هاي دريافتي از کارتابل کاربران
- اقدام کننده نامه
- تعريف نامه جديد
- چاپ نامه
- گزارش گردش نامه
- گزارش جزيات ثبت نامه
- گزارش تغيير متن نامه در هر گردش ( هر کارتابل )
ب- مشخصات نرم افزار کارتابل و گردش اداری نامه:
اتوماسیون اداری یا سیستم گردش مکاتبات بدون کاغذ (Paperless)
بخش کارتابل
1.نامه های رسمی – مینوت :
- پیام هشدار توسط سیستم برای نامه های جدید
- نمایش ليست نامه هاي موجود در کارتابل
- مشخص بودن نامه هاي رويت شده , رويت نشده , پاراف شده و جواب داده نشده از يکديگر
- امکان رويت جزيات ثبت هر نامه
- امکان تنظیم و انتخاب فیلدهای نمایشی و اندازه آنها در کارتابل توسط کاربر
- امکان رويت گردش اداري هر نامه
- امکان استفاده از قلم نوري براي پاراف
- امکان پي نوشت و دستور برای نامه ها
- امکان انتخاب فونت و رنگ براي پاراف
- امکان درج امضای دیجیتالی در فایل نامه های اسکن شده
- امکان تعويض متن نامه
- امکان استفاده از الگوهاي تعريف شده MsWord براي کارتابل
- امکان ارسال نامه به مينوت دبیرخانه جهت اصلاح و ويرايش
- امکان ارجاع به کارتابل کاربران ديگر
- امکان تعیین محدوده زمانی برای جواب دادن یک نامه
- امکان ارسال به صندوق پستي دبيرخانه جهت ثبت نامه صادره
- امکان بايگاني شخصي
2.تعریف نامه:
- دريافت فايل نامه از فکس , اسکنر , MSWord و هر فرمتي
- امکان استفاده از الگوهاي تعريف شده MsWord براي کارتابل
- امکان استفاده از فایل های دریافت شده از اسکنر
- امکان دريافت 4 فایل ضمیمه با فرمت هاي مختلف
- امکان انتخاب موضوع با کد
- امکان ارسال به مينوت جهت پيشنويس , اصلاح و يا فرمت بندي
- امکان ارسال به کارتابل کاربران ديگر
- امکان تعیین محدوده زمانی برای جواب دادن یک نامه
- امکان ارسال به صندوق پستي دبيرخانه جهت ثبت ناه صادره
3.تعریف عنوان پوشه های بایگانی شخصی
4.بایگانی نامه ها
5.بایگانی مینوت
6.بایگانی تعریف نامه
بخش پیام های شخصی , اداری:
1.صندوق پیام ها:
- پیام هشدار توسط سیستم برای پیام جدید
- ديدن پيام هاي وارده
- ایجاد پیام شخصی
- امکان ضميمه کردن فايل با هر فرمتي
- امکان انتخاب رنگ , فونت و سايز متن پيام
- امکان ارسال همزمان پيام به چند کاربر
2.پیغام های ارسالی : رویت پیاه های ارسال شده توسط کاربر
بخش تنظیمات شخصی:
1.رنگ فرم ها
2. کد امنیتی ورود به برنامه , امضای دیجیتالی , پیام های شخصی
3. امکان فعال یا غیر فعال کردن پیام هشدار سیستم
براي کسب اطلاعات بيشتر به سايت www. Chapars .com مراجعه کنيد.

اتوماسیون اداری کامپیوتر و تکنولوژی, نرم افزار